Onboarding – witaj na pokładzie pracowniku!

Niekończąca się rotacja pracowników stała się ostatnimi czasy zmorą wielu pracodawców i jednocześnie jednym z największych wyzwań biznesowych. Branża HR prześciga się w nowych pomysłach na innowacyjne kampanie rekrutacyjne, korzystające z różnych źródeł i sposobów pozyskiwania kandydatów. Powstają nowe firmy zajmujące się budowaniem pozytywnego wizerunku pracodawcy oraz tworzeniem strategii kształtujących employer branding swoich klientów. Ów klienci natomiast stają na głowie w tworzeniu systemów premiowych oraz siatki płac opartej na bonusach i benefitach pozapłacowych. Wszystko po to, aby stworzyć atrakcyjne środowisko pracy i zatrzymać pracownika.

Żyjemy w czasach, w których służba dla jednego pracodawcy przez całe zawodowe życie jest passe i można o niej usłyszeć już tylko w formie legend od starszych pokoleń, a jak to bywa z legendami, wątpimy, że w ogóle mogły się wydarzyć. W mediach propagowany jest nowoczesny styl życia, gdzie każdy może, a wręcz powinien, podążać za swoimi marzeniami, poszukiwać nowych wyzwań i możliwości. I taki właśnie jest pracownik młodego pokolenia (a przynajmniej zdecydowana większość)… poszukujący, ciągle w drodze, lubiący wyzwania i niespodzianki.

Pomimo tych wszystkich starań i ogólnego poruszenia związanego z rynkiem pracy, na którym rządzi pracownik, nadal wielu pracodawcom brakuje świadomości na temat kosztów niekończących się procesów rekrutacji oraz utraconych przychodów związanych z fluktuacją pracowników. Co gorsza, z mojego doświadczenia wynika, że większość małych i średnich firm nie uwzględnia tych kosztów w swoich budżetach. Bez opamiętania poszukują nowych klientów, wydają grube tysiące na marketing i nie zwracając uwagi na fakt, że pozyskanych leadów nie ma kto, w sposób profesjonalny obsłużyć – zarówno wiedza, jak i wydajność nowego pracownika na początku jego zatrudnienia w nowej firmie nie osiąga nawet 50%.

Badania pokazują, że większość decyzji o zmianie pracy jest podejmowana przez kandydata pomiędzy pierwszym a szóstym miesiącem pracy w nowym miejscu. Najczęstsze motywatory to błędne wyobrażenie kandydata o nowym stanowisku oraz niespełnienie przez pracodawcę jego oczekiwań, tych wyobrażonych, ale także (o zgrozo!) ustalonych podczas rekrutacji. Kwestia wynagrodzenia i tych wszystkich wymyślnych dodatków pozapłacowych wcale nie grają nadrzędnej roli, dużo ważniejsze okazują się atmosfera pracy i kultura organizacji, a także konkretne zasady współpracy.

Długotrwały i kosztowny proces rekrutacji, zakończony zatrudnieniem dobrego pracownika, to dopiero część sukcesu. Najważniejszym i kluczowym dla dalszej współpracy jest onboarding, anglicyzm oznaczający nic innego jak wprowadzenie i asymilację nowego pracownika w firmie („on board”, czyli na pokładzie). Proces, który w mojej ocenie jest przez pracodawców niedoceniany i lekceważony, a naprawdę warto w niego zainwestować.

Przypomnijcie sobie jakiś swój pierwszy dzień w nowej pracy… czy w głowie nie roiły Wam się setki pytań? Od najbanalniejszych dotyczących dojazdu, organizacji stanowiska pracy, kącika socjalnego, przez ludzi, zasady panujące w firmie, atmosferę, wartości, kończąc na tych najcięższych pytaniach z kategorii: czy sobie poradzę? Czy mój nowy szef jest w porządku? Czy przedłużą mi umowę po okresie próbnym?

Co wydarzyło się dalej i jak wyglądały pierwsze dni?

Najgorszy możliwy scenariusz pierwszego dnia dla „świeżaka” wyglądałby mniej więcej tak: szef nie miał ani chwili czasu, generalnie zapomniał, że nowy pracownik zaczyna dziś pracę. Pani kadr przez pół dnia wypisywała papiery i kazała czytać jakiś regulamin, ale przynajmniej pokazała kącik socjalny, w którym „świeżak” obserwowany przez wszystkich „starych” pracowników wstydził się zrobić sobie kawę. Później 3 minutowe szkolenie BHP, sprowadzające się do podpisania zaświadczenia. Ktoś kogoś do nowego oddelegował, zasypał setkami stron procedur i broszur, wychodząc z założenia, że „skoro już go zatrudniliśmy, to teraz niech się wykaże” i zostawił samemu sobie. Brzmi niewiarygodnie ? Smutne, ale nadal prawdziwe w wielu polskich firmach.

Będąc nadal w skórze nowego pracownika, wyobraźmy sobie co by było, gdyby:

– od progu powitał nas bezpośredni przełożony, pytając, czy nie mieliśmy problemu z dojazdem, oprowadził po biurze, pokazał miejsce pracy, przedstawił kilku osobom, które mijamy w korytarzu. Omówił z nami plan wdrożenia rozpisany na kilka następnych dni/tygodni, rozpoczynając od szczegółów dnia dzisiejszego. Przedstawił opiekuna, który będzie koordynował nasze szkolenie, opowiedział o wartościach i zasadach panujących w firmie.
– opiekun zaprowadził nas do działu HR, gdzie czekały przygotowane już dokumenty kadrowe. Kadrowa cierpliwie odpowiedziała na nasze pytania, omówiła zakres obowiązków, szczegóły dotyczące wypłaty wynagrodzeń itd.,
– opiekun zabrał nas na lunch w towarzystwie innych współpracowników;
– pozostałą część dnia przyglądaliśmy się pracy kolegi na podobnym stanowisku do naszego, robiąc notatki i dopytując o szczegóły;
– kolejne dni szkolenia spędziliśmy praktycznie z każdym pracownikiem firmy. Dzięki temu znamy już wszystkich i czujemy się „u siebie”, wiemy, jaki jest zakres obowiązków współpracowników i w jakich sprawach możemy się do nich zgłaszać, zaczynamy rozumieć zasady synergii pomiędzy tymi stanowiskami i naszą rolę w zespole. Codziennie mamy kontakt z naszym opiekunem oraz bezpośrednim przełożonym, który raz na jakiś czas do nas zagląda.

Tak przygotowany proces wdrożenia spowoduje, że nowy pracownik dużo szybciej zaadaptuje się w nowym otoczeniu, poczuje się częścią zespołu, zrozumie swoją funkcję i zakres obowiązków, stanie się w pełni wydajny i zacznie generować przychody.

Być może brzmi idyllicznie, ale jest w pełni możliwy do zrealizowania bez względu na stanowisko. Jego sukces tkwi przede wszystkim w zaplanowaniu szczegółowo procesu oraz w zaangażowaniu całego zespołu. Dodatkowo, pozytywnie wpływa na „starą” część zespołu, która solidarnie, bez względu na zajmowane stanowiska, partycypuje we wdrożeniu nowego kolegi/koleżanki i czuje się współodpowiedzialna za wyniki jego szkolenia. Z punktu widzenia kosztów dużo łatwiej będzie wygospodarować trochę czasu każdemu z członków zespołu, niż wyeliminować z codziennych obowiązków szefa działu/bezpośredniego przełożonego lub najlepszego pracownika na czas wdrożenia nowej osoby.

Jest jeszcze jeden aspekt, szalenie istotny w pierwszych tygodniach pracy „świeżaka” – kontrola jego postępów i konstruktywny feedback z wykonywanej pracy, zarówno pozytywny, jak i negatywny. Ken Blanchard nazywa to „jednominutowymi naganami lub pochwałami” w swoim bestsellerze o „Jednominutowym managerze”, ja w przypadku nowych pracowników potocznie określam to „pracą ze szczeniakiem” – no bo przecież nawet stary pies nienauczony zasad dobrego psiego wychowania jako szczeniak, do końca swoich dni będzie obgryzał kapcie i robił kałuże na dywanie.

Opisany proces można zautomatyzować i stosować wielokrotnie jako szablon do wdrażania pracowników na różne stanowiska. Można z niego uczynić firmowy atut, do pochwalenia się na rynku pracodawców, jako ważny element budowania employer brandingu.

Warto wziąć sobie do serca, że tak jak najcenniejszy w pozyskiwaniu nowych klientów jest marketing szeptany, tak bez względu na branżę, wielkość obrotu i ilość pracowników, bezkonkurencyjne na rynku są firmy ze stałą i zaangażowaną załogą.