Przepis na skuteczne zebranie zespołu – artykuł dla „Branża Fitness”

Zdarzyło Ci się kiedykolwiek wyjść z zebrania pracowniczego, po którym wiedziałeś jeszcze mniej niż zanim się na nim zjawiłeś? Albo na takim, gdzie gęstość atmosfery dławiła gardła i nikt nie był w stanie wydusić z siebie słowa, w konsekwencji czego nic nie ustalono? A może zdarzyło Ci się rozładować telefon podczas spotkania, które kompletnie Cię nie dotyczyło? Większość z nas pamięta przynajmniej jedno najgorsze w życiu zebranie pracownicze moje trwało 8 godzin, podczas których nie było ani jednej przerwy, żywiliśmy się wyłącznie kawą i wafelkami, a naszego szefa tak poniosły nerwy, że z ważnych tematów zostały omówione tylko 3.

A zastanawiałeś się kiedyś jak pracownicy odbierają zebrania, które Ty sam prowadzisz lub organizujesz? Mierzysz ich skuteczność?

Przedstawiam dziesięć praktycznych tipów, aby żaden z powyższych scenariuszy zebraniowych nigdy nie miał miejsca:

1. Cel spotkania – najważniejsza intencja. Ważne jest, aby ludzie wiedzieli czego mogą się spodziewać, dlaczego ktoś odrywa ich od codziennej pracy i po to, aby mogli przygotować się do dyskusji.
2. Harmonogram spotkania – szczególnie jeśli planujemy dłuższe posiedzenie, dla zachowania dyscypliny czasowej i realizacji celu zebrania. Kiedy rozpoczyna się dyskusja i wymiana poglądów często tracimy rachubę czasu, spotkanie przedłuża się w nieskończoność lub kończy o czasie, ale z pominięciem części punktów, które planowaliśmy omówić. Należy pamiętać także o zaplanowaniu przerw w trakcie obrad, w tym dłuższej obiadowej.
3. Lista zaproszonych – warto zastanowić się kogo chcemy zaprosić, biorąc pod uwagę zakres wiedzy zapraszanych osób względem tematów, które chcemy omówić. Po to, aby nie angażować osób, których temat nie dotyczy, ale również żeby nikogo nie zabrakło. Jeżeli organizujemy zebranie całego zespołu, to powinni być to dokładnie wszyscy członkowie lub przynajmniej głowy departamentów w większych organizacjach.
4. Jeżeli zespoły rozproszone reprezentuje ich manager, ważne jest aby przekazał swoim ludziom ustalenia z zebrania (uwaga: w ilości i na poziomie, do którego jest uprawniony).
5. Miejsce – odizolowana przestrzeń dająca możliwość otwartej dyskusji, bez udziału pracowników niezaproszonych na zebranie.
6. Maksymalne wykorzystanie czasu – angażując czas i energię naszych ludzi (w rozproszonych strukturach wiąże się to także z dojazdem, czasem nawet z drugiego końca kraju, noclegiem) musimy mieć na uwadze maksymalną produktywność spotkania. Warto wybrać tylko te tematy, których nie da się omówić żadnym innym kanałem typu mail, telefon, wideochat. Takimi tematami bez wątpienia są: strategie i koncepcje, nowe pomysły, podsumowania działań, zmiany w organizacji oraz zupełnie innej strony: spotkania integracyjne i teambuidingowe, rozmowy indywidualne z pracownikami. Na wszystkie inne szkoda czasu i pieniędzy.
7. Spotkania cykliczne – regularne zebrania niewątpliwie dają możliwość badania postępów w pracy. Są również okazją do sumowania dotychczasowych wyników oraz korekty strategii, jeśli jest taka konieczność.
8. Dyskusja i pytania – każde spotkanie pracownicze powinno znaleźć chociaż chwilę na pytania od pracowników i dyskusję. Doświadczenia pracowników szeregowych mogą być kluczowe w ustalaniu strategii sprzedażowych, z punktu widzenia klienta czy produktu. Jest to także kolejny niebezpieczny moment, w którym zebrania zaczynają żyć swoim życiem. Dzieje się tak najczęściej dlatego, że manager nie spodziewał się tak dużej ilości pytań od pracowników lub nie do końca potrafi na nie odpowiedzieć. Dlatego wysyłając zaproszenie na spotkanie z agendą, warto poprosić o przesłanie pytań, wątpliwości lub propozycji tematów na spotkanie.
9. Dobre słowo – pamiętajmy o akcencie motywującym, szczególnie na końcu zebrania, zagrzewającym zespół do dalszej pracy oraz osiągania co raz lepszych wyników.
10. Podsumowanie i wnioski – aby organizowane przez nas zebranie było rzeczywiście produktywne warto na końcu je podsumować oraz spisać najważniejsze ustalenia w mailu. Aby mieć całkowitą pewność, że zostaliśmy zrozumiani tak jak chcieliśmy i godzinę po zebraniu nie rozdzwonią się telefony z pytaniami, warto podsumowanie poprowadzić w formie rundy pytań do uczestników, aby swoimi słowami opisali ustalenia, plan działania i swoją w nim rolę.