Prokrastynacja – zmora managerów XXI wieku – jak sobie z nią poradzić?

Słowo prokrastynacja stało się ostatnio bardzo modne, szczególnie w kręgach biznesowych, gdzie nieustannie mierzy się skuteczność, efektywność, sprawczość i inne KPI określające poziom umiejętności i szybkości osiągania wyznaczonych celów. Z łacińskiego procrastinatio oznacza zwłokę, odroczenie. Prokrastynacja to tendencja utożsamiana z odwlekaniem, opóźnianiem lub przekładaniem czegoś na później, ujawniająca się w różnych dziedzinach życia, inaczej nazywana syndromem studenta. Badania wykazały, że ulega jej ok. 80% Polaków.

Taki stan niedawno uznano za rodzaj zaburzenia psychicznego, jednak niektórzy uważają, że jest to wymówka dla zwykłego lenistwa.

Psychologowie dopatrują się wielu przyczyn tej przypadłości. Są to m.in.:

1. Obawa przed porażką spowodowana:
2. wysokim poziomem trudności zadania,
3. niskim poziomem samooceny wykonującego, który z góry zakłada, że sobie nie poradzi (dotyczy przede wszystkim perfekcjonistów),
4. Lęk przed odniesieniem sukcesu:
5. paradoksalnie ludzie często boją się, że w wyniku poprawnego wykonania trudnego zadania, otrzymają kolejne, jeszcze trudniejsze, z którym mogą sobie nie poradzić.
6. Brak natychmiastowych efektów;
7. Mała atrakcyjność zadania;
8. Uwarunkowania genetyczne i osobowościowe.

Abstrahując od zdiagnozowanych przypadków klinicznych, wiele osób częściej lub rzadziej ulega tej tendencji. Do listy przyczyn takiego stanu rzeczy można by dopisać wiele punktów, które zaserwowaliśmy sobie sami w związku z rozwojem cywilizacji, np.:

1. Szum i chaos informacyjny w jakim żyjemy;
2. Atakujące nas zewsząd i każdym możliwym kanałem oferty reklamowe – nawet kiedy nie do końca jesteśmy tego świadomi (np. reklamy w Internecie wyświetlające się na podstawie najczęściej wyszukiwanych przez nas zagadnień). Nawet jeśli wydaje nam się, że na to nie reagujemy – nasz mózg to odbiera;
3. Kultura ciągłego pośpiechu i rywalizacji;
4. Upadek niektórych wartości w społeczeństwie i relacjach międzyludzkich, np. dotrzymywanie słowa, chociażby umawiając się na spotkanie: aktualnie umawiamy się z kimś raz, potwierdzamy, przekładamy, znów umawiamy etc., a to zajmuje nasz czas i uwagę;
5. Rozwój aplikacji, gier mobilnych i social media – najpotężniejsze „pożeracze” czasu, który moglibyśmy poświęcić na rozwój osobisty, aktywność fizyczną czy rodzinę i przyjaciół. Co gorsza, bezwiedne „scrollowanie” ekranu smartfona potrafi prawdziwie uzależnić, a reagowanie na każdy otrzymany „like” skutecznie odrywać od pracy, nawet jeśli udało nam się za nią zabrać bez odwlekania.

Jak już zostało wspomniane wcześniej, prokrastynacja dotyka większości z nas w mniejszym lub większym stopniu. Jak radzą sobie z nią najskuteczniejsi managerowie dzisiejszych czasów? Pamiętajmy o tym, że każdy lider z jednej strony ma własne cele do zrealizowania, a z drugiej jest odpowiedzialny za realizację zadań swojego zespołu. Jak walczyć ze skłonnością do odwlekania u siebie oraz u swojego zespołu? Poniżej kilka sposobów:

• Jasno określ cel i zadbaj o to, by był precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich*, z wyznaczonym terminem zakończenia, zawierający wykaz poszczególnych etapów i narzędzi niezbędnych do jego wykonania, najlepiej zapisany (po to, aby móc do niego wrócić w każdej chwili),

*) jeżeli nie wszyscy członkowie będą rozumieli cel grupy, istnieje duża szansa że nie zostanie on zrealizowany w wyznaczonym terminie lub w ogóle. Aby łódź płynęła szybko i w tym samym kierunku, wszyscy muszą wiosłować równo.

• Poświęć czas na planowanie, aby później zaoszczędzić go na realizacji – planuj swoje zadania codziennie, aby cały czas panować nad stopniem realizacji celu. Czerp przyjemność z „wykreślania” ich z listy „to do” i w ten sam sposób zagrzewaj swój zespół do działania.
• Grupuj zadania według metody pilne i ważne, nadawaj im wagi. Oprócz tych najpilniejszych i tych, od których wykonania zależy realizacja zadań pozostałych członków zespołu, wybieraj te, które mają największy wpływ na urzeczywistnienie Twojego celu*.

*) nie zapominaj o delegowaniu zadań – umiejętnie wykonane zaoszczędzi Twój czas, jednocześnie rozwijając kompetencje Twojego zespołu i podnosząc morale i poczucie partycypowania w drodze do osiągnięciu celu.

• Uporządkuj swoje otoczenie, tak aby nic Cię nie rozpraszało – posprzątaj biurko, przy którym będziesz pracować, przygotuj niezbędne narzędzia i materiały, wycisz telefon i wyłącz pocztę – jednym słowem wyeliminuj jak najwięcej czynników, które Cię rozpraszają i mogą oderwać od wykonywanej pracy.
•  „Zjadaj żaby” na dzień dobry – Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” żabą określił najcięższe i najtrudniejsze zadania, jakie mamy do wykonania na dany dzień. „Zjedzenie” ich na początku pracy ma sens i duże znaczenie w walce z prokrastynacją. Psychologowie twierdzą, że przez pierwsze dwie godziny od przebudzenia nasza produktywność jest na najwyższym poziomie, dlatego też na najcięższych zadaniach powinniśmy się koncentrować zaraz po przyjściu do biura. Poza tym każdy człowiek zna i lubi to przyjemne uczucie, gdy ma już coś „z głowy”. Czemu by nie zaserwować sobie tej dawki endorfin już na początku dnia?
• Rób przerwy – nikt nie jest w stanie pracować przez cały czas z tą samą uważnością. Dla własnego komfortu i efektywności Twojej pracy co jakiś czas funduj sobie przerwy. Najlepiej spędź je całkowicie odwrotnie do rodzaju pracy, którą wykonujesz, np. osoby pracujące w pozycji siedzącej przed komputerem powinny chociaż na chwilę rozprostować kości na świeżym powietrzu, analitycy oderwać swoje myśli podczas luźniej pogawędki ze współpracownikami, a pracownicy fizyczni usiąść w wygodnych warunkach.

Każda przerwa musi mieć określony czas trwania, którego należy skrupulatnie przestrzegać i po jego upływie od razu wrócić do wykonywanych czynności.

• Zastosuj metodę szwajcarskiego sera – jeżeli ogrom zadania naprawdę Cię przerasta, istnieje metoda wykonywania go kawałek po kawałku, aż powstaną w nim dziury, symbolizujące wykonanie zadania, jak w metaforycznym szwajcarskim serze. Systematyczne realizowanie mniejszych zadań ma zmobilizować do ukończenia całości.
• Nie przeszkadzaj podwładnym w pracy. Brzmi absurdalnie? A jest bardzo częstym, nieświadomym nawykiem wielu managerów, którzy najczęściej odrywają pracowników od swoich zadań poprzez: zwoływanie nieprzemyślanych narad i spotkań (największa bolączka korporacji, która potrafi niekiedy wyciąć cały dzień z pracy; z reguły tego typu spotkania są niezapowiedziane i niezaplanowane, zarówno pod kątem terminu, jak i treści), dokładanie zadań często wykluczających to, które było w tej chwili realizowane. Manager powinien mieć zawsze na uwadze sposób wykorzystania czasu przez pracowników i szanować ich pracę.
• Wykorzystuj zdobycze techniki – cywilizacja podsuwa nam wiele narzędzi mających za zadanie asystować nam w codziennym życiu zawodowym i prywatnym. Mądrze użytkowane potrafią zaoszczędzić masę czasu. Są to na przykład:
• Zintegrowany kalendarz online – ułatwia umawianie spotkań, pokazuje zajętość każdego z uczestników a także informuje i przypomina o terminach.
• CRM – sprzedawcy nie wyobrażają sobie bez niego pracy. Takie systemy nie tylko porządkują, segregują, grupują kontakty, ale również automatyzują część korespondencji z klientami. Posiadają rozbudowane funkcje wspierające proces sprzedaży i jego poprawny przebieg oraz systematyzują duże ilości informacji o klientach i ich preferencjach.
• Aplikacje mobilne wspierające budowanie osobistych nawyków – np. regularne picie wody, zdrowe odżywianie czy systematyczne treningi.
• Audiobooki – alternatywa dla klasycznej książki, kiedy brakuje czasu na czytanie; warto je wykorzystać np. podczas czasu spędzanego na jeździe samochodem.

Podejście do problemu prokrastynacji przede wszystkim zależy od naszego nastawienia. Jeżeli nasze cele są odpowiednio założone, ambitne, ale realne oraz mierzalne i określone w czasie, powinny w sposób naturalny mobilizować do działania i budzić determinację w ich realizacji. To na czym bez wątpienia należy skupić uwagę, to poziom naszego uzależnienia od „pożeraczy” czasu, które coraz agresywniej wkraczają do naszego życia i zawłaszczają cały czas wolny.

Photo: www.unsplash.com